여러분은 기획자에게 가장 중요한 자질이 무엇이라고 생각하시나요? 저는 ‘커뮤니케이션 능력’인 것 같아요. 콘텐츠를 기획하든, 캠페인을 기획하든, 결국 내가 만든 기획을 다른 사람에게 전달하고 실제로 실행하기까지, 커뮤니케이션은 빼놓을 수는 없으니까요. 아무리 좋은 기획이라도 전달되지 않으면 쓸모를 잃기 마련! 꼭 기획자가 아니라, 어떤 직무이든 처음 업무를 하는 사람이라면 알아야 하는, 하지만 놓치기 쉬운 커뮤니케이션 팁을 알려드릴게요. N년차 사회인이라면 뒤로가기를 해도 좋아요.
*기본적인 업무 용어 설명은 이번 아티클에 포함되어 있지 않습니다. 업무에 필요한 용어는 ‘업무 용어’, ‘비즈니스 용어’ 등으로 검색하면 많은 정보를 얻을 수 있을 거예요!
대화하다가 보면 가끔 무슨 말인지 이해가 안 되어서 질문하고 또 질문하게 되었던 순간 있지 않으세요? (없었다면 당신과 당신이 대화한 사람은 모두 커뮤니케이션 천재) 질문을 위한 질문, 소모적인 질문을 하지 않기 위해서는 ‘명확성’이 중요해요. 꼭 필요한 말만 중요한 순서대로 정리해서 말하고 보여주는 거죠. 사실 딱 한 가지만 기억하면 돼요. 내가 이 말을 처음 듣고, 처음 읽는 사람이라면 잘 이해할 수 있을까?
미리 어떤 자료를 공유했어도 상대가 어느 정도 이해도가 있다고 가정하는 것보다 상대는 잘 모른다고 가정하고 소통하는 게 좋아요. 미리 공유한 자료를 미처 살펴보지 못했을 수 있고, 시간이 지나 기억에서 사라졌을 수도 있으니까요. 그렇다고 말이 정말 안 통하는 사람과 대화하듯 어린아이에게 설명하듯 하라는 건 아닌 거 알죠? 아직도 조금 모호하게 느껴진다면 더 구체적으로 설명해 드릴게요!🙌
상대가 내용을 빠르게 파악하고 건설적인 이야기를 나눌 수 있게 하는 방법! 두괄식 구성으로, 복잡하지 않은 문장을 사용하고, 가독성 좋게 편집하면 됩니다! 핵심이 나올 때까지 애타게 기다리게 하는 게 아니라 꼭 하고자 하는 말을 가장 먼저 상단에 배치하고, 주술일치 안 되는 복잡한 문장으로 상대에게 혼란을 주기보다 단순한 문장을 사용 빽빽한 글만 보고 식겁하게 하는 게 아니라 볼드 처리, 넘버링, 이미지 삽입으로 가독성을 높여보세요.
아, 넘어가기 전에! 뜻을 잘 모르겠는 단어는 우선은 되도록 사용하지 않는 게 좋아요. 소통하다 보면 수많은 한자어, 영어와 마주치게 되는데요. 예를 들면 작일, 명일, 얼터(Alt.), 팔로우 업(Follow-up) 등등. 누군가 쓰는 걸 봤는데, 나도 저 단어를 사용해야 할 것 같다? 사용하고 싶다? 당장 이런 마음은 버리시고 기본에 충실해 보세요. 단어를 잘못 사용해서 오히려 커뮤니케이션 과정에서 혼란만 불러온 웃지 못할 사례도 종종 있으니까요. 확실하게 아는 단어로만 표현하는 연습이 먼저입니다!
이제부터는 업무 진행 상황에 따라 더 잘 소통할 수 있는 방법들을 몇 가지 소개해 드릴게요.
STEP 1. 업무가 주어졌어요
아직 스스로 일을 찾아서 하기보다는 업무를 배정받아 일을 하게 되는 경우가 많을 거예요. 그래서 내가 어떤 업무를 해야 하는지 전달받는 순간이 정말 중요하죠. 모든 일에든 ‘목적’이라는 게 있잖아요? 새로운 일을 하게 되었을 때 무엇을 위한 일인지(목적), 나는 어떤 걸 하면 되는지(R&R), 언제까지 해야 하는지(마감 기한) 확실히 짚고 넘어가면 좋아요. 일을 주는 입장에서는 급해서 일단 충분한 정보 없이 시키는 경우도 왕왕 있는데, 이럴 땐 질문을 통해 확실히 하고 넘어가야 합니다!
자신만의 ‘Why’를 만드는 습관을 길러보는 것도 좋을 거예요. 누가 ‘이걸 하세요’라고 해서, 단순히 ‘이것’을 해가는 것보다는 이 일을 왜 하는지 스스로 이유를 찾아보는 것이 중요해요. 상대방이 미처 설명하지 못했거나 상대방도 모르고 있던 Why가 있을지 모르니까요. ‘왜 해야 하는지’는 ‘어떻게 해야 더 효율적으로 할 수 있는지’와도 연결돼요.
“SNS 운영 주간 리포트 작성해야 해서 그런데 지난주 업로드 게시물이나 팔로워 증가 수, 좋아요 수 등등 Raw Data 좀 뽑아서 정리해 주세요”
상대가 요청한 건 단순 정리이지만, ‘주간 리포트 작성’이라는 목적을 알았으니 여유가 된다면 데이터를 취합하며 눈에 띄는 것을 정리하면 좋아요. 예를 들면, 팔로워가 갑자기 증가한 날이 있는데 그 전날 유명한 계정에서 우리 계정을 소개하는 게시물을 올렸었네, 어떤 게시물에 특히 좋아요가 많고 댓글이 많이 달리네 등등. 자신만의 인사이트를 첨가해 전달하면 좋을 거예요. 하지만! 해야 할 일은 못 끝내고 인사이트만 더하고 있으면 안 되겠죠?
추가로 팁을 드리자면, 자신뿐만 아니라 같이 하는 사람들이 어떤 일을 하는지 어느 정도 알고 있는 게 좋아요. 전체적으로 업무 흐름을 파악해 보는 것도 필요한 일이고, 업무 분장이 제대로 되었는지 체크해서 일을 중복으로 하는 걸 피할 수도 있죠.
STEP 2. 업무를 진행 중이에요
일을 하다 보면, 무언가 방향을 잘 못 짚고 있는 것 같은 순간이 찾아올 수 있어요. 그럴 때는 주저 없이 바로! 질문하세요. 갑자기 엉뚱한 걸 가져오기보다는, 중간중간 질문해서 확실히 방향을 잡고 가져오는 게 함께 일을 하는 입장에서도 좋으니까요. 다만 고민 없이 질문만 하기보다는 우선 고민의 흔적을 정리해 보세요. (STEP 3.으로 연결돼요)
세부 타임라인이 필요한 일(단순히 기획에서 끝나는 것이 아니라 디자인 작업, 발행까지 이어지는 일)이라면, 마감 기한에서 역순으로 타임라인을 재구성해야 해요. 시켜서 하는 것이 아니라 스스로 타임라인을 챙기고 팀원들에게도 공유하는 것이 좋겠죠? 시간 약속은 신뢰의 문제예요. 여러 문제로 업무를 제때 끝내지 못할 것 같다면, 미리 그 이유와 함께 공유하세요. 마감 기한 맞추기 참 어려운 일도 있지만.. 결국은 해내야 하는 거 아니겠어요😂
같은 기획자 외에 디자이너, 개발자와 소통하며 진행해야 하는 일이라면, 우선 그들의 언어를 익히는 것이 필요해요. ‘개발 용어’, ‘디자인 용어’ 등으로 검색하면 정리된 글이 많을 거예요. ‘팁스터’라는 프로덕트 관련 뉴스레터도 추천해요. 디자인 작업과 개발의 기초를 알면 의견을 주고받을 수 있는 폭이 훨씬 넓어져요! 특히 디자이너와 밀접한 커뮤니케이션이 필요하다면 이 글(주니어 기획자를 위한 디자이너와 똑똑하게 소통하는 방법)을 먼저 읽고 참고해 보세요!
STEP 3. 피드백을 요청해야 해요
단순히 ‘어떻게 해야 하는지 모르겠다’, ‘이게 맞는지 모르겠다’라고 질문하는 건 삐-! 이야기를 듣는 상대방은 ‘스스로 고민도 안 하고 질문하네’라고 생각할 수 있어요. 질문을 할 때, 피드백을 요청할 때도 빼놓지 말아야 할 것들이 있어요. 복습도 하자면, 아래 내용을 두괄식 구성으로, 복잡하지 않은 문장을 사용하고, 가독성 좋게 편집하면 됩니다!
- 기획 의도/목적: 어떤 것을 왜 기획(준비)했는지
- 요약/핵심: 요약하면 내용이 무엇인지
- 질문 내용/막히는 부분: 도움이 필요하다면 어떤 부분에서 도움이 필요한지
- (선택)참고 내용: 참고한 레퍼런스가 있는지
- (선택)마감 기한: 의견이나 피드백을 준다면 언제까지 줘야 하는지
주어진 일을 끝낸 후, 단순히 완료했다고 보고하는 데 그치는 것에서 나아가 셀프 리뷰를 하거나 피드백을 요청해 보세요! 물론 ‘완료했다’외에 더 이상의 설명이 필요 없는 경우를 제외하고 말이죠. 피드백을 받는다는 건 성장 가능성을 확보하는 것이기도 해요. 피드백을 요청하고, 다음부터는 부족한 부분을 채워봐요!
대면 미팅
미팅 전, 논의할 아젠다(미팅의 목적)나 미팅에서 사용할 자료를 공유해 주세요. 특히 검토가 필요한 자료라면 더더욱 미팅 때 바로 보여주는 것보다 미리 공유하는 게 좋아요. 본격적으로 미팅을 하기 전에도 미팅 아젠다를 다시 브리핑해서 미팅의 목적을 확실히 해주세요! 미팅 내용을 요약한 회의록도 작성해 공유해 주면 좋겠죠?
전화
전화를 걸 때는 이름과 전화 목적을 확실히 밝히는 것이 기본인 거 아시죠?! 여러 논의를 이어가다가 애매한 부분이 있거나 확실하게 매듭짓지 못한 부분은 질문을 통해 명확하게 재확인하고 대화를 마무리하세요. 통화가 끝난 후에는 상대도, 나도 잊지 않기 위해 서로 볼 수 있는 채널에 대화 내용을 요약해 공유하면 좋아요.
메일
이건 신입이 아닌 분들도 하는 실수인데요, 메일 회신할 때 꼭 ‘전체 답장’해야 해요! (참조가 걸려 있지 않은 메일에는 ‘전체 답장’이 아니라 ‘답장’만 가능한 게 맞아요!) 보통 메일을 작성할 때 메인 담당자 외에 해당 정보를 함께 알아야 하는 사람들을 ‘참조’에 추가하는데요. 전체 답장이 아니라, 일반 답장으로 회신하면 메인 담당자만 메일을 볼 수 있어요.
해당 담당자가 연차라면 팔로우 업이 지연될 수 있으니 회신할 때 (전체 답장 옵션이 있다면) 무조건 전체 답장으로 답장해 주세요! 전체 답장을 해야 하는데 놓쳤거나 참조가 있는 메일에 상대가 일반 답장으로 회신을 주었다면, ‘전달’로 공유하면 돼요. 보통 FYI(For Your Information)라는 단어를 함께 쓰죠!
급하고 정신없으면 누구나 제대로 챙기기 어려운 기본적인 커뮤니케이션. 무엇보다 습관화하는 게 중요해요! 물론 소통하는 법에 정답은 없지만, 비교적 원활히 소통할 수 있는 법을 소개해 드렸는데요. 일단은 하다 보면 자신에게 맞는 루틴이나 소통 방법이 생길 거예요. 마지막으로 사소한 정보라도 빠르게 공유하는 건 생명입니다..!
