오프라인 행사 기획을 처음 맡았다면? 꼭 확인해야 하는 6가지 체크리스트

요즘 B2C, B2B 마케팅에서 모두 주목하고 있는 것이 바로 ‘오프라인 행사’입니다. 온라인 마케팅이 간접적인 경험을 제공한다면, 오프라인 행사는 고객이 브랜드를 직접 보고 듣고 체험하며 자연스럽게 브랜드를 인식하게 할 수 있어 선호되고 있어요. 보통 오프라인 행사는 예산과 목적, 규모에 따라 달라집니다. 브랜드를 직접 경험하게 하는 팝업스토어, 대규모 컨퍼런스부터 정보 공유 중심의 세미나, 네트워킹 파티 등 다양한 형식이 있어요. 특히 처음 오프라인 행사를 진행하는 경우 어디서부터 어떻게 준비해야 할지 고민될 수 있는데요. 이번 아티클에서는 마케터가 오프라인 행사를 기획하고 준비할 때 알아두면 좋은 실무 포인트를 정리해 보았습니다.🤗

1️⃣ 타깃 분석에 따른 행사 주제, 형식 및 콘셉트 정하기

행사를 기획할 때 가장 먼저 해야 하는 일은 ‘누구를 위한 행사인지, 그리고 우리 브랜드가 어떤 가치를 제공할 수 있는지’를 명확히 정의하는 것이에요. 타깃이 명확하지 않거나 브랜드와의 접점을 놓치면, 전달하고자 하는 메시지가 흐려지고 행사나 캠페인의 홍보 효과가 제한 되기 쉽습니다. 효과적인 행사 기획을 위해 현재 우리 고객 혹은 잠재 고객을 기준으로 페르소나를 만들어 보세요. 단순히 특정 직무의 직장인, 일반 소비자처럼 포괄적인 단어로 생각하기보다는 이들이 어떤 상황에 있고 무엇을 필요로 하는지까지 구체적으로 정리하는 게 중요합니다. 예시로 아래 표와 같이 정리해 보았어요.

타깃을 명확히 정의한 후, 그들의 니즈와 상황을 분석하고 우리 브랜드가 제공할 수 있는 가치를 반영해 전달하고 싶은 메시지를 한 문장으로 정리합니다. 이 메시지는 올해 브랜드 캠페인과 이어질 수도 있고, 고객의 Pain Point를 해결하는 실질적 제안이나 USP가 될 수도 있어요. 다음으론 메시지를 어떤 행사 형식으로 전달할지 고민해야 합니다. 인사이트 중심의 행사를 원한다면 컨퍼런스, 세미나, 클래스 같은 강연형 포맷이 어울리고 반대로 참여자 간 교류를 중심으로 한다면 식음료를 곁들인 네트워킹 파티가 좋겠죠. 제품의 USP를 강조하고자 한다면 직접 체험할 수 있는 팝업스토어가 적절합니다.

그리고 메시지를 어떤 경험으로 느끼게 만들지 콘셉트를 구체화해야 합니다. 예를 들어 한맥은 팝업스토어 키비주얼로 제품의 장점인 부드럽고 풍성한 거품을 형상화했습니다. 팝업스토어 이름은 ‘스무스토피아’, 키카피는 ‘차원이 다른 부드러움’으로 설정해 ‘부드러움’이라는 콘셉트를 일관성 있으면서 직관적으로 전달했죠. 이렇듯 시각적 요소와 언어적 메시지가 일관되게 어우러질 때, 고객은 브랜드 콘셉트를 직관적이고 자연스럽게 인식할 수 있겠죠.

2️⃣ 행사장 베뉴 찾기 및 공간 구성

전문 대행사와 함께할 경우, 대행사에서 콘셉트에 맞는 후보 베뉴를 추천하고 예약을 진행해 줍니다. 하지만 마케팅팀 단독으로 행사를 준비한다면, 직접 베뉴를 탐색하고 컨택하는 과정이 필요합니다. 이때는 루북(ROOVOOK)처럼 행사 전용 공간 정보를 모아둔 플랫폼을 활용해 사전 조사를 시작하면 좋아요. 요구 조건에 적합한 장소가 있다면 해당 장소 담당자에게 직접 연락해 행사의 예상 인원, 행사 일정, 운영 방식 등을 전달하고 희망 일정 내 대관 가능 여부, 기본 장비 제공 여부, 견적 등을 확인합니다.

후보지가 정해졌다면, 반드시 사전 답사를 진행하세요. 베뉴에 따라 가부킹을 해야 답사가 가능한 경우도 있으니 미리 체크하는 게 좋습니다. 답사 시에는 행사 콘셉트와 브랜딩을 반영할 수 있는 공간이 충분한지, 스크린, 마이크, 조명, 음향 같은 시설이 갖춰져 있거나 활용할 수 있는지 점검해야 합니다.

현장에서의 공간 활용 계획도 중요합니다. 등록 데스크를 어디에 둘지, 스태프가 대기하거나 짐을 보관할 공간은 있는지, 좌석 배치가 필요한 행사는 어떻게 테이블을 배치할지도 고려해야 합니다. 테이블 배치의 경우 식사를 제공하는 네트워킹 파티라면 라운드 테이블 형태가 자연스럽고, 참가자들이 실습하는 프로그램을 제공하는 세미나라면 클래스룸식이 효율적이에요. 강연 위주의 세션이라면 극장식 좌석 배치도 좋습니다. 또한 참가자의 이동 동선을 꼭 확인하세요. 입장부터 등록, 착석, 네트워킹, 퇴장까지의 흐름이 자연스러워야 행사 전체가 매끄럽게 운영됩니다.

3️⃣ 공간 브랜딩 요소 디자인 및 제작

행사 공간 브랜딩은 현장에서 브랜드의 첫인상을 결정짓는 요소입니다. 참가자가 입장하는 순간부터 이 행사는 어떤 브랜드의 행사인지를 한눈에 인식할 수 있어야 해요. 드롭 배너, X 배너, 현수막, 포스터, 포토존 등 모든 브랜딩 요소는 키비주얼을 중심으로 디자인 톤을 통일하고 메인 컬러, 타이포그래피, 그래픽 요소를 일정하게 적용해 브랜드 일관성을 높여야 합니다. 현장에 배치될 각 브랜딩 요소는 단순 장식이 아니라 참가자가 사진을 찍고 공유할 때 자연스럽게 브랜드가 노출되도록 설계하는 것이 핵심이에요.

4️⃣ 행사 프로그램 구체화

프로그램은 행사의 완성도를 좌우하는 핵심 요소로 참가자가 직접 참여하며 브랜드 메시지를 체감할 수 있도록 구성해야 해요. 세미나나 컨퍼런스, 클래스 형태의 행사에서는 스피커 섭외가 핵심입니다. 강연자는 브랜드가 전달하고자 하는 가치와 전문성을 대표하는 얼굴이기 때문이죠. 가능하다면 브랜드와 연관성이 높은 인플루언서나 업계 리더를 초청해 주제의 신뢰도를 높이세요. 일부 컨퍼런스는 내부 임직원이 세션 스피커로 나서는 경우가 있는데, 이때는 전문 강연자에 비해 발표 스킬이 부족할 수 있어요. 여력이 된다면, 이들을 대상으로 발표 스킬을 강화할 수 있는 교육 프로그램을 준비하는 것도 좋습니다. 또한 여러 세션장에서 동시에 발표가 진행되는 행사는 특정 강연에만 인원이 몰리지 않도록 타임테이블을 전략적으로 구성하는 것도 중요합니다.

네트워킹 파티는 단순한 즐거움만 제공하는 게 아니라 참가자에게 브랜드의 인상을 남기는 경험을 설계하는 것이 중요해요. 오프닝 인사에서는 브랜드 철학을 간결히 녹이고, 참가자들 간 아이스 브레이킹을 위한 게임은 자연스럽게 대회를 이끌어내도록 설계하되, 브랜드 메시지를 녹여 이미지를 각인시키거나 호감을 형성하는 요소로 활용할 수도 있습니다. 예를 들어 퀴즈 게임을 진행할 때 브랜드 역사나 핵심 슬로건을 활용해 보는 거죠. 또한 편리하고 적극적인 참여를 유도하기 위해서는 AhaSlides나 Kahoot! 같은 실시간 참여 툴을 사용하면 현장 몰입을 높일 수 있어요.

5️⃣ 행사 홍보 및 신청용 랜딩 페이지 제작

행사 홍보는 ‘언제, 어디서, 누구를 위해 열리는 행사인지’를 가장 명확하게 보여주는 단계입니다. 행사 관련 정보를 깔끔하게 담는 것이 랜딩 페이지의 역할이에요. 자체적으로 제작이 가능하다면, 아래 항목을 기본 체크리스트로 두고 구성해 보세요.

여기에 참가자에게 제공할 수 있는 혜택이나 강점을 강조하는 포인트를 더하면 페이지 완성도가 훨씬 높아집니다. 예를 들어 ‘얼리버드 신청자 카운트다운 배너’를 넣어 신청을 유도하거나 컨퍼런스의 경우 주요 스피커 공개 일정을 강조해 기대감을 높일 수 있습니다. 행사 키비주얼을 배너나 헤더 영역에 반영해 브랜드 인상을 일관성 있게 전달하는 것도 잊으면 안되죠! 컨퍼런스 랜딩 페이지로 잘 만든 예시로는 채널톡 ‘채널콘‘, 원티드 ‘하이파이브‘가 있어요.

내용 구성이 완료되면 랜딩 페이지 제작 단계로 넘어갑니다. 내부 개발 리소스가 충분하다면 직접 제작할 수 있고, 내부 리소스가 부족하다면 이벤터스나 온오프믹스 같은 행사 플랫폼을 활용하면 좋습니다. 템플릿을 이용해 일정, 장소, 프로그램 정보를 쉽게 등록할 수 있고 신청자를 관리하는 기능도 제공됩니다.

만약 이런 플랫폼 또한 사용이 어렵다면 구글폼, 타입폼, 모아폼 같은 간단한 서비스도 충분히 실질적인 대안이 될 수 있습니다. 이 경우, 행사 정보 요약과 신청 버튼을 한 화면에서 자연스럽게 연결해 참가자가 정보를 확인한 후 바로 행동으로 이어지도록 구성하는 것이 중요합니다.

6️⃣ 모객 및 참석 대상자에게 리마인드 컨택

오프라인 행사에서는 실제 참석률이 성패를 가르는 중요한 요소 중 하나입니다. 따라서 다양한 모객 전략이 필요합니다. 먼저 홍보 채널을 적극 활용하세요. 자사 SNS 채널, 뉴스레터, 버티컬 미디어 제휴, 페이드 미디어 광고까지 활용해 도달 범위를 넓히는 것이 좋습니다. 내부 고객 DB나 기존 리드 리스트가 있다면, 세그먼트를 나눠 타깃별 메시지를 다르게 발송하는 것도 효과적이에요.

오프라인 행사의 실제 참석률은 평균적으로 60~70% 수준입니다. 예를 들어 100명 규모의 행사라면 최소 160~170명 정도를 초대 대상으로 설정해야 합니다. 신청자 수가 수용 인원을 초과했다면, 참석 확정자와 불참 혹은 대기자에게 각각 별도 안내 메일을 보내 현장에서의 혼선을 줄이세요. 참석이 확정된 사람들에게는 웰컴 메시지와 행사장 안내를, 대기자에게는 양해의 말과 함께 취소 발생 시 재안내하겠다는 메시지를 전달해야 합니다.

행사 하루 전과 행사 당일 오전, 참석자에게 리마인드 문자를 발송하면 좋습니다. 문자에는 행사명, 장소, 시간, 입장 절차 등을 포함해 안내하면 참석자 편의와 현장 운영에 도움이 됩니다.

오프라인 행사는 온라인 마케팅만으로는 얻기 어려운 직접적인 브랜드 경험을 타깃에게 제공할 수 있습니다. 좋은 행사는 많은 예산, 큰 규모보다 명확하고 탄탄한 기획, 타깃, 일관된 메시지에서 시작됩니다. 오프라인 행사를 준비하고 있다면, 참가자가 행사장을 나서는 순간 우리 브랜드를 어떻게 기억하길 원하는지부터 생각해 보세요. 그 한 문장이 기획의 모든 방향을 결정짓는 출발점이 될 것입니다.

*외부 필진이 기고한 아티클입니다.