전시회는 업계 관계자를 대상으로 하는 B2B 마케팅의 대표적인 활동이었어요. 하지만 최근엔 B2C 마케팅에서도 브랜드를 직접 경험하게 하고, 고객과의 거리를 좁히는 수단으로 전시회 부스를 적극 활용합니다. ’서울국제주류박람회’나 ’서울국제도서전’도 과거엔 업계 사람들만을 위한 행사였지만, 이제는 일반 소비자들도 줄지어 방문하는 행사로 자리 잡았죠. 그렇기에 전시회 부스 운영은 업종, 업계와 관계없이 마케터라면 피할 수 없는 업무가 됐습니다. 그래서 오늘은 전시회 부스 업무만 1n번 진행해 본 에디터가 기획부터 운영, 사후 관리까지 상세히 알려 드릴게요!

1️⃣ 참가할 전시회 찾기 및 내부 의사 결정을 위한 보고

✅ 어떤 전시회에 참가해야 할까?

내부에서 특정 전시회 참가를 확정하지 않았다면, 참여해 볼만한 전시회를 리스트업한 후 윗선에 보고해 의사결정을 받아야 하는데요. 전시회 리스트업할 때 가장 중요한 기준은 ‘우리 타깃이 해당 전시회에 많이 참석할지’ 여부입니다. 그래서 ‘타깃군 명+전시회/박람회/컨퍼런스’ 키워드로 검색을 해보거나 관련 업계 협회 홈페이지에 방문해 주관하는 전시회가 있는지 체크해 보면 좋아요. 또한 대략적인 전시회 일정을 확인하기 위해서는 전시회의 성지 코엑스 홈페이지 내 전시 일정 캘린더를 활용하는 것도 방법입니다.

✅ 어떻게 전시회 후보군을 보고하고 빠르게 의사결정을 받을까?

전시회 후보를 리스트업하고 스폰서 자료도 받았다면, 윗선이 빠르게 판단할 수 있도록 핵심 정보 중심의 보고 자료를 준비해야 합니다. 아래와 같은 정보가 포함되어야 하죠.

• 전시회 개요: 전시회 성격, 일정, 작년도 행사 참가 인원, 올해 예산 참가 인원 등 전반적인 행사 정보
• 참가 비용: 스폰서 등급 혹은 부스 크기에 따라 참가 비용이 차등돼 측정되므로 주어진 예산 감안 필요
• 참가 목표 및 기대효과: 해당 전시회에서 부스를 운영하며 얻을 수 있는 것(인지도 향상, 참가자 리드 확보 등)이 무엇인지 작성
• 각 전시회의 장단점: 여러 후보 군을 보고할 때 각각의 장단점을 표로 작성하면 의사결정자들의 빠른 판단 도움 가능

2️⃣ 전시회 부스 운영 전, 진행해야 하는 업무

참가할 전시회가 결정되고, 신청까지 완료했다면 이제 본격적으로 부스를 어떻게 브랜딩하고 운영할지 기획해야 해요.

✅ 어떤 목표로 전시회 부스를 운영해야 할까?

먼저 전시회 후보군을 보고할 때 작성한 ‘참가 목표’를 구체적으로 수치화합니다. 목표를 구체적인 숫자로 잡아야 행사 후 성과를 명확히 평가할 수 있고, 내부 보고 시 객관적인 자료로 활용할 수 있으니까요. 단, 전시회마다 성격이 다르기 때문에 목표 설정 시 고려할 요소도 함께 확인해야 하는데요. 전시회 규모, 타깃 관람객 성격(업계 관계자/일반 소비자), 전년도 참가 성과 데이터, 경쟁사 참가 여부 등은 목표 지표를 정할 때 참고할 만한 기준이 됩니다.

위의 표와 같이 전시회 부스는 대부분 브랜드 인지도 향상 및 리드 수집을 목표로 두고 KPI를 설정하는 경우가 많아요. 만약 B2B 마케터로서 부스를 운영하게 된다면, 잠재 고객 리드 수집이 매우 중요한데요. B2B에서 확보한 리드는 지속적인 관리(너처링)을 통해 데모 상담 요청으로 전환하고, 파트너십 기회를 넓히는 것이 주요 KPI가 될 수 있어요. 하지만 B2C 마케터로서 전시회 부스에 참여한다면 잠재 브랜드 체험, SNS 내 바이럴, 행사 후 신규 고객 유입 지표가 더 중요합니다. 즉, 전시회의 성격과 우리 타깃에 맞춰 목표를 세워야 KPI가 실제 의미를 가질 수 있죠.🎯

✅ 어떻게 부스를 브랜딩 해야 할까?

전시회 부스 형태는 크게 ‘기본 부스’와 ‘독립 부스’로 나눌 수 있어요. 기본 부스는 행사 주관사가 면적과 함께 조립형 부스, 조명 등을 제공해요. 정해진 형식의 부스를 배정받아 타 부스와의 차별화를 두기 어렵고 한정된 공간(부스 백월 및 사이드월)에만 브랜딩이 가능하지만, 비용 부담이 적은 편입니다. 반면 독립 부스는 주관사가 부스 면적만 제공하고, 참가사가 직접 부스 시공을 진행하는데요. 그러다 보니 부스 운영 규모가 크고 브랜딩 자율도가 높지만, 상대적으로 높은 예산이 요구되는 점은 고려해야 합니다.

기본 부스를 선택했다면, 주관사가 제공하는 가이드에 따라 부스 백월과 사이드월 디자인을 준비해야 합니다. 너무 많은 텍스트나 디자인 요소를 추가하기보다는 브랜드를 가장 잘 설명하는 짧은 카피와 이를 시각적으로 뒷받침할 수 있는 이미지 요소를 추가하는 것이 좋아요. 또한 참관객의 시선은 주로 부스 상단에 머무르는데요. 부스 내에는 테이블이 놓이거나 담당자가 서 있기 때문에, 백월·사이드월의 하단~중단은 잘 보이지 않아요. 따라서 강조하고 싶은 브랜딩 요소나 메시지는 반드시 상단~중상단 위치에 배치하는 것이 효과적입니다.

종종 백월이나 사이드월 인쇄를 제공하지 않는 전시회도 있어요. 이 경우에는 미리 부스 벽 사이즈를 확인하고, 이에 맞춰 현수막이나 배너를 별도로 제작해 현장에서 설치해야 합니다. 또한 부스 내 모니터나 TV를 배치할 수 있다면, 홍보 영상을 반복 재생하세요. 움직이는 영상이 보이면 지나가는 참관객 입장에서는 눈길이 갈 수밖에 없으니 적극 활용해보면 좋겠죠?

또한 독립 부스를 운영하면 부스 시공과 디자인, 영상 등 전시 운영 전반을 지원할 수 있는 전문 대행사와 협업하게 됩니다. 단순히 부스 시공만 진행하는 대행사와도 함께 할 수 있지만, 브랜드 콘셉트에 맞춘 디자인과 체험 요소까지 함께 기획하려면 전시 전문 대행사를 선정하는 것이 조금 더 일반적이죠. 브랜드 담당자는 운영 목표와 예산을 고려해 대행사를 컨택 및 선정하고, 전문가들과 협의해 부스 내 브랜딩 공간과 동선을 기획하는데요. 방문객의 이동 경로에 맞춰 디자인, 영상, 체험 요소를 배치해 브랜드 메시지를 효과적으로 전달할 수 있도록 조율합니다.

✅ 어떻게 우리 부스로 참관객을 방문하게 만들까?

부스 이벤트는 앞서 언급한 KPI에 맞춰 기획하는 게 좋아요. 브랜드 인지도 향상이 목표라면 누구나 쉽게 참여할 수 있게 허들을 낮춰야 하는데요. 공식 SNS 채널 팔로우 이벤트가 대표적이죠. 또한 이벤트에 참여하면 참관객에게 반드시 보상을 제공해야 해요. 참여가 확인된 이들에게는 자사 제품이나 볼펜, 키링, 스티커 등 일상에서 우리 브랜드를 기억할 수 있으면서도 단가가 낮은 굿즈를 제공하는 것이 적절합니다.

반면 리드 수집이 목표라면 참관객의 이름, 연락처 등 개인정보 획득이 필요해요. 주최사 정책에 따라 개인정보 제공에 동의한 참가자의 DB(명단)를 스폰서 기업에게 공유해 주는 경우도 있고, 그렇지 않은 경우도 있습니다. 만약 DB를 제공한다면, 네임텍 스캔 등으로 비교적 쉽게 리드를 수집할 수 있지만 그렇지 않은 경우 설문조사 참여 이벤트와 같은 형식으로 직접 DB를 얻어야 하죠. 아무래도 개인정보를 제공받아야 하기에 기념 굿즈에 더 신경 써야 하는데요. 타깃이 선호하는 실용적인 굿즈를 선택하고, 브랜드 인지도 목표보다는 굿즈 단가도 좀 더 높일 필요가 있습니다.

만약 굿즈보다는 타깃들이 좋아할 만한 경품을 제공하고 싶다면, 추첨이나 뽑기 이벤트를 기획해 볼 수 있어요. 특히 추첨이 진행되는 특정 시간에는 부스에 많은 인원이 몰려 이 시간 전후로 이벤트를 활용해 참관객 대상으로 메시지를 명확하게 전달할 수 있도록 합니다.

이벤트를 기획했다면, 현장에서 이를 홍보하고 참여 방법을 알려주는 X 배너나 POP 또한 제작해야 해요. 참관객이 많이 몰리는 경우 각각 이벤트 참여 방법을 소개하기 어려우니 직관적으로 확인할 수 있도록 장치를 두어야 합니다. 특히 리드 수집을 위해 설문조사를 진행한다면, 참여할 수 있는 페이지로 이동할 수 있는 QR을 꼭 배치해야 해요.

✅ 부스 참가 소식은 어떻게 홍보해야 할까?

사전 홍보는 기존 혹은 잠재 고객이 우리 부스를 놓치지 않게 하기 위해 보통 행사 2주 전부터 홍보를 시작합니다. 공식 SNS 채널 등 온드미디어를 활용해 부스 위치, 운영 시간, 현장 이벤트 등을 미리 알려줘 기대감을 높일 수 있는데요. 보도자료를 배포하는 것도 하나의 방법입니다. 내부에 홍보팀이 있다면 배포 일정을 조율하고, 마케팅팀에서 직접 진행한다면 행사 일주일 전 즈음 배포를 진행해요. 만약 대대적인 홍보가 필요하다면 타깃이 모여 있는 버티컬 채널을 중심으로 디스플레이 광고나 eDM 등을 집행해 도달 범위를 극대화할 수 있고요!

✅ 행사 당일 허둥지둥하지 않고 싶다면? – 내부 참여 인력에게 운영안 공유

전시회 당일에는 마케팅팀뿐 아니라 영업팀 등 다른 부서의 협력이 필요한 경우가 많아요. 행사 3~5일 전에는 모든 참여 인력에게 운영안을 상세히 공유를 드려야 하는데요. 운영안에는 전시회 개요(행사 성격, 방문객 유형), 부스 위치, 행사 당일 집합 시간, 진행 이벤트 내용이 포함돼야 합니다. 또한 당일에는 업무 분배를 구체적으로 안내해 주어야 해요. 예를 들면 이벤트 안내 인력, 고객 응대 인력, 사진/영상 촬영 등 구체적인 업무를 특정 인원에게 지정하고 시간대별 부스 상주 인원 정보도 명확히 한다면 현장에서 혼선을 최소화할 수 있습니다.

✅ 행사 전 최종 점검해야 하는 사항은? – 준비물 리스트 체크 및 물품 이동 방법 체크

부스 운영에 필요한 준비물은 미리 리스트업하고 준비 여부를 체크해야 합니다. 에디터는 부스 세팅에 필요한 물품은 ‘부스’, 이벤트 진행에 필요한 물품은 ‘이벤트’, 그 외 기본 필요 물품은 ‘기타’로 분류해 준비물 리스트를 작성해요. 이렇게 하면 현장에서 급히 물건을 구입해야 하는 상황을 줄일 수 있죠. 추가로 리스트업한 물품을 행사장으로 반입, 반출할 것인지 방법도 체크해야 하는데요. 만약 이동해야 하는 물품이 많다면 다마스, 트럭 등 퀵 서비스를 예약해야 합니다.

3️⃣ 전시회 부스 운영 D-day, 현장에서의 업무 리스트

✅ 부스 세팅 체크

부스 세팅은 행사 전날이나 당일 행사 등록 오픈 전에 미리 진행 및 점검해야 합니다. 백월, 사이드월 등 브랜딩 요소가 제대로 인쇄됐는지, X 배너, POP 배치와 모니터나 TV에 준비한 영상이 잘 재생되는지 확인해야 해요. 특히 독립 부스를 운영하게 된다면, 외부 아르바이트 인력을 활용할 수밖에 없는데요. 현장 투입 전 간단하게 사전 교육을 통해 이들에게 역할과 동선을 숙지시키는 것이 좋겠죠?

✅ 이벤트 진행 주도 및 돌발 상황 처리

행사장에서 담당자는 부스의 전반적인 운영도 체크를 해야해요. 참관객이 행사장에 입장하면, 부스에 쉽게 사람들이 다가오지 않아 담당자가 주도적으로 이벤트 참여를 권유해야 합니다. 또한 현장에서는 다양한 돌발 상황이 발생하는데요. 예를 들면 전기나 인터넷 장애로 모니터 등 부스 내 우리 브랜드를 홍보할 수 있는 요소가 작동하지 않을 수 있고, 예상보다 많은 인원이 몰려 준비한 기념품이 조기 소진되는 경우도 있습니다. 이런 경우 신속히 판단하고, 필요하다면 행사 관계자와 빠르게 커뮤니케이션해 조치를 취하도록 합니다.

✅ 부스 운영 종료 후 남은 물품 체크 및 이동

행사 종료 후에는 사용한 공간을 정리하고, 재사용 가능한 물품은 다시 잘 포장해 회사로 안전하게 옮기세요. 특히 리드 수집 이벤트로 명함을 수집하는 방식을 선택했다면, 다른 어느 것보다 명함은 절대 잃어버리지 않게 직접 챙기도록 합니다. 분실하면 오늘 행사의 핵심 성과를 잃게 되니까요!

4️⃣ 전시회 부스 운영 종료 후, 잘 마무리 짓는 방법

✅ 부스 방문객 대상 땡큐 메일 발송, 현장 스케치 게시물 발행

현장에서 리드를 수집했다면, 방문객들에게 전시회 종료 후 일주일 이내에 부담스럽지 않은 선에서 감사 메일을 보냅니다. 부스 방문 및 이벤트 참여에 대한 감사를 표하고, 제품이나 서비스 소개는 가능한 간략하게 작성합니다. 마지막에는 앞으로 긍정적인 관계 형성에 대한 희망을 표시하면 좋아요.🍀

동시에 현장 모습을 촬영한 사진, 영상으로 스케치 게시물을 제작해 공식 SNS에 업로드합니다. 특히 팔로우 이벤트를 진행했다면, 피드를 통해 부스 방문에 대한 감사 메시지를 전하는게 좋아요. 지속적인 관계를 위해 추가 이벤트를 진행하는 것도 방법이 될 수 있겠죠?

✅ 운영 결과 정리 및 회고 미팅 진행

목표했던 KPI 달성 여부와 비용 정산 등 운영 결과 보고에 필요한 내용을 정리합니다. 이어서 팀원들과 전시회 부스 운영에 대한 회고 미팅을 진행하길 강력 추천해요. 잘한 점, 아쉬운 점, 배운 점을 공유하고 의견을 기록으로 남기는 거죠. 이런 회고는 다음 행사에서 같은 실수를 반복하지 않도록 하는 좋은 밑거름이 될거예요

전시회 부스 운영을 위해서는 동시에 여러 업무를 처리하고 다양한 팀과의 협업도 필요해요. 처음에는 조금 부담스러울 수 있지만, 업무적으로 얻을 수 있는 이점도 큽니다. 특히 전시회는 고객과 직접 만나 생생한 현장의 목소리를 들을 수 있다는 점에서 가장 빠르게 피드백을 받을 수 있는 창구이기도 하죠. 이를 통해 우리 제품이나 서비스에 대한 반응을 확인하고, 콘텐츠나 광고 소재를 기획에 반영한다면 더 나은 결과로 이어질 수 있습니다. 여러분도 전시회 부스 운영 업무의 기회가 생긴다면 적극적으로 도전해 보세요!

*외부 필진이 기고한 아티클입니다.